Job in SaarburgOffice Koordinator:in - Administration & Buchhaltung (Büroassistent/in)

Stellenbeschreibung

Aufgaben:

• Angebots- und Vertragsmanagement: Erstellung professioneller Angebote und Verträge, Sicherstellung der Einhaltung von Anforderungen und Fristen, Unterstützung bei Verhandlungen und Vertragsabschlüssen
• Dokumentation, Organisation und Rechnungswesen: Pflege und Aktualisierung wichtiger Unternehmensdokumente und Datenbanken, Erfassung, Prüfung und Vorbereitung von Rechnungen, effiziente Archivierung und Bereitstellung relevanter Informationen
• Mandanten- und Beziehungsmanagement: Pflege und Entwicklung von Geschäftsbeziehungen, Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern, professionelle Korrespondenz und Bearbeitung von Anfragen
• Prozessoptimierung: Analyse und Verbesserung interner Arbeitsabläufe, Einführung effizienter Strukturen, kontinuierliche Identifikation von Optimierungspotenzialen
• Terminkoordination und Unterstützung bei Veranstaltungen: Koordination von Terminen, Projekten und Aufgaben zwischen Teams, Unterstützung bei der Planung, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen

Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische und/oder Hospitality-Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in einer vergleichbaren Position (z.B. Teamassistenz, Office Management)
• Serviceorientierte, herzliche und aufgeschlossene Persönlichkeit
• Organisationsstärke, Detailorientierung und Belastbarkeit in stressigen Situationen
• Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Teamfähigkeit kombiniert mit selbstständiger Arbeitsweise und hoher Kommunikationsfähigkeit
• Schnelle Aneignung neuer EDV-Anwendungen und Freude an der Nutzung digitaler Tools

Benefits:

• Herzliche und entspannte Arbeitsatmosphäre mit hohem Teamzusammenhalt
• Möglichkeit zur Mitgestaltung in einem jungen, dynamischen Unternehmen
• Faire, wettbewerbsfähige und steueroptimierte Vergütung mit attraktiven Sozialleistungen
• Kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten und Unterstützung der persönlichen Entwicklung
• Individuell abgestimmte Benefits nach persönlichen Wünschen