Job in LeipzigSachbearbeiter Gremien und Organisation (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Dezernat Allgemeine Verwaltung eine/-n Sachbearbeiter/-in Gremien und Organisation.

Das erwartet Sie:

• Verantwortung für das zentrale Vorlagenmanagement des Dezernats – von der Workflowbearbeitung über Terminüberwachung bis zur Qualitätssicherung.
• Koordination von Verfahrensabläufen für Vorlagen, Anträge, Anfragen und Mitzeichnungsprozesse zwischen Ämtern und Dezernaten.
• Aufbereitung und Plausibilitätsprüfung von Vorlagen, Stellungnahmen und Synopsen als Entscheidungsgrundlage.
• Beschluss- und Sitzungscontrolling: Nachverfolgung, Bearbeitung und Überwachung von Aufträgen aus der Dienstberatung, Fachausschüssen und Ratsversammlung.
• Pflege der Rats- und Ausschussvorgänge im Ratsinformationssystem ALLRIS sowie Weiterentwicklung interner Prozesse und Formatvorlagen.
• Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen inklusive Sprechzettel, Präsentationen und Protokollen.
• Eigenständige Büroorganisation: Posteingang/-ausgang, Aktenführung, Workflow-Bearbeitung, Terminmanagement, Besprechungsvorbereitung und Betreuung von Besuchenden.
• Kommunikations- und Informationsmanagement: Korrespondenz, Auskunftserteilung, Protokollführung und Schnittstellenfunktion zwischen Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit.
• Organisation und Abwicklung von Dienstreisen, Beschaffungen, Inventar- und Raumplanung.
• Unterstützung der Referentinnen/ Referenten und Vertretung der Ersten Sekretärin des Bürgermeisters.
• Sicherstellung eines kontinuierlichen und serviceorientierten Geschäftsbetriebs im Dezernatsbüro.

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Angestelltenprüfung I, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Büro oder eine vergleichbare Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Sekretariaten oder Assistenzfunktionen, vorzugsweise im öffentlichen Dienst.
• Nachweisbare Berufserfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen.
• Sichere Anwendung von Verwaltungsrecht, Geschäftsordnungen und Dienstanweisungen in der täglichen Arbeit.
• Fundierte IT-Kenntnisse, insbesondere in MS Office; Erfahrung mit elektronischen Akten- und Ratsinformationssystemen (z.B. ALLRIS) wünschenswert.
• Fähigkeit, Arbeits- und Entscheidungsprozesse strukturiert zu planen, Fristen einzuhalten und Zuarbeiten zu koordinieren.
• Kompetenz in der Prüfung, Bewertung und Aufbereitung von Vorlagen, Stellungnahmen und Synopsen als Entscheidungsgrundlage.
• Stilsichere schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie adressatengerechte Kommunikation mit Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit.
• Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit mit Ämtern, Dezernaten und Gremien sowie zur Koordination komplexer Mitzeichnungsprozesse.
• Belastbarkeit und Zuverlässigkeit bei gleichzeitiger Bearbeitung mehrerer Aufgaben und Prioritäten.
• Hohe Service- und Bürgerorientierung sowie souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpersonen.

Das bieten wir:

• Eine unbefristete Stelle in Teilzeit.
• Ein jährliches Einstiegsgehalt zwischen 45.208 Euro und 50.364 Euro brutto entsprechend der Bewertung nach Entgeltgruppe 9a TVöD.
• Eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung.
• Flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, tageweise im Homeoffice zu arbeiten.
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr.
• Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten sowie zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr.
• Ein bezuschusstes Job-Ticket sowie die Möglichkeit des JobRad-Leasings.
• Mental Health Maßnahmen im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung.
• Eine individuelle, auf Ihre Kompetenzen abgestimmte Einarbeitung.

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